Virtual Computer SA accorde une grande importance à la protection de votre vie privée. La présente déclaration énonce notre politique de confidentialité, autrement dit le traitement des données à caractère personnel recueillies dans le cadre des prestations que nous fournissons. Aux fins de la présente déclaration de protection des données, on entend par données à caractère personnel toutes les indications qui se rapportent à une personne identifiée ou identifiable.
Nous collectons et traitons vos données personnelles avec le plus grand soin et dans le respect des dispositions légales applicables. Leur traitement se limite au strict nécessaire et intervient dans les seuls buts décrits dans la présente déclaration. Nous conservons vos données personnelles uniquement pour la durée nécessaire à la fourniture de nos prestations ou pour la durée prévue par la loi.
Nous mettons tout en œuvre pour protéger nos banques de données des intrusions externes, des pertes, des usages abusifs et de la falsification. Nous prenons notamment des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données personnelles. En outre, nous n’avons en aucun cas recours au profilage.
La présente déclaration s’appuie sur la Loi fédérale sur la protection des données (LPD) du 25 septembre 2020, entrée en vigueur le 1er septembre 2023.
Virtual Computer SA est responsable du respect des dispositions en vigueur en matière de protection des données. Vous pouvez nous communiquer toute question relative à notre politique de confidentialité à l’adresse suivante :
Virtual Computer SA
Service de la protection des données
Grand-Rue 75
2720 Tramelan
privacy@virtual.swiss
Nous collectons, traitons et enregistrons vos données personnelles principalement dans le cadre de l’exécution de nos obligations contractuelles et pour les besoins de notre activité. Lorsque vos données personnelles sont collectées à des fins spécifiques, leur traitement se limite au strict nécessaire et intervient dans le seul cadre de la finalité prévue. La collecte de vos données personnelles peut se faire par oral ou par écrit, par différents canaux (par exemple : face à face, téléphone, courrier, email, sites internet), en particulier dans les catégories de traitement suivantes :
Dans la mesure autorisée par la loi, nous collectons également certaines données provenant de sources accessibles au public (par exemple : registre des poursuites, registre du commerce, presse, internet).
Les données personnelles que nous traitons sont fonction de la relation que vous entretenez avec nous et du but dans lequel nous traitons ces données. Nous collectons les catégories de données personnelles suivantes en fonction de la finalité pour laquelle elles seront traitées par nos soins :
Indépendamment de la catégorie de traitement, certaines données sont automatiquement collectées en raison du canal utilisé.
Lorsque nous avons des contacts téléphoniques avec vous, nous conservons un journal des appels. Ce journal contient les informations suivantes :
Ces données sont conservées dans le but d’être en mesure de vous recontacter si nécessaire, ainsi que pour des raisons de contrôles et de statistiques.
Lors de visites sur nos sites internet, les données de connexion sont enregistrées. Il s’agit notamment des informations suivantes :
Ces données sont collectées pour des raisons de sécurité (en cas d’intrusion), de confort d’utilisation (mémorisation de vos paramètres pour ne pas devoir les saisir à nouveau lors d’une prochaine visite) et d’amélioration continue (dans le but d’optimiser notre offre internet et d’en analyser l’utilisation).
Lorsque vous nous communiquez d’autres informations personnelles par le biais de nos sites internet (par exemple : au moyen d’un formulaire de contact), ces informations nous sont transmises par email. Il s’agit notamment de vos coordonnées (nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, email) ainsi que du message que vous nous avez adressé.
Lors de visites de nos pages sur les réseaux sociaux, des données personnelles sont collectées et traitées par les exploitants des plateformes de réseaux sociaux (« plateformes »). Les plateformes appliquent leurs propres règles de confidentialité. Vous trouvez les règles de sécurité des plateformes sur lesquelles nous sommes présents :
Nous traitons vos données personnelles lorsque vous interagissez avec nos pages par des réactions, commentaires ou messages privés. Les données personnelles que nous traitons sont celles de votre profil que vous avez définies comme étant publiques, notamment vos coordonnées (par exemple : nom, prénom, téléphone, email), vos informations professionnelles (par exemple : profession, employeur, parcours professionnel, formations) ainsi que le contenu de vos commentaires ou messages.
La finalité de ce traitement est d’interagir avec vous et de répondre à vos questions, compliments ou critiques et vos données personnelles ne sont à aucun moment utilisées ou traitées par nous à d'autres fins.
Les courriers postaux et électroniques que vous nous faites parvenir, indépendamment des circonstances, sont conservés dans le cadre et la limite de nos obligations légales.
Notre magasin est équipé de caméras de surveillance. Le champ de ces caméras se limite à la surface intérieure du magasin. Nous collectons les images de vidéosurveillances afin de garantir la sécurité de nos biens et de défendre nos intérêts prépondérants. Les images de vidéosurveillance ne sont visionnées que dans le cas où un événement nécessitant leur visionnage survient (par exemple : cambriolage, vandalisme). Seul un nombre restreint de personnes peut accéder aux images. Au besoin, ces données peuvent être transmises à une autorité compétente (par exemple : police, tribunal).
Nous traitons en premier lieu des données personnelles que nous recevons dans le but de fournir nos prestations et d’honorer les conditions contractuelles y relatives. Afin d’être en mesure de fournir ces prestations, du conseil au support, en passant par la vente et la facturation, nous collectons et traitons notamment les données personnelles suivantes :
Lorsque nous fournissons des prestations à des entreprises (clients, partenaires), il se peut que nous traitions également des données personnelles de tiers ou des données que nous n’avons pas collectées directement auprès des personnes concernées. Ces tiers sont en général des employés de l’entreprise en question.
Nous avons besoin de ces données personnelles pour remplir les tâches et les obligations découlant de notre relation contractuelle avec ladite entreprise. Nous collectons et traitons également des sauvegardes de ces données à des fins de sécurité. Ces données personnelles nous sont transmises par l’entreprise concernée. Les données personnelles que nous traitons de manière indirecte sont notamment les suivantes :
Vous pouvez nous faire parvenir votre candidature spontanée ou pour un poste ouvert. Le dossier de candidature et toutes les données personnelles qui nous sont ainsi communiquées sont traités de manière strictement confidentielle, ne sont pas transmises à des tiers et ne sont traitées par nos soins que dans le but d’un traitement de votre candidature pour un emploi chez nous. Sauf demande de votre part, votre dossier de candidature est conservé après la fin de la procédure de candidature, pour d’éventuels futurs postes à repourvoir.
Pour cela, nous traitons en particulier les informations suivantes :
D’autres données personnelles, notamment des données personnelles sensibles indiquant (par exemple : vos opinions politiques, vos convictions religieuses ou votre appartenance syndicale), pourraient être traitées si vous nous les communiquez dans votre curriculum vitae. Ces informations ne sont pas demandées et ne feront l’objet d’aucun traitement autre que la mention qui en est faite dans votre curriculum vitae.
Lorsque nous concluons un contrat avec vous dans le but que vous nous fournissiez une prestation de service ou dans le cadre d’un partenariat, nous traitons des données personnelles vous concernant. Nous en avons besoin pour communiquer avec vous et pour utiliser vos services. Pour cela, nous traitons en particulier les informations suivantes :
De plus, quel que soit le traitement, nous collectons et traitons également toutes les données personnelles qui sont exigées pour des raisons légales ou réglementaires, ainsi que les données personnelles nécessaires à notre obligation de diligence ou à la défense d’autres intérêts légitimes (par exemple : pour éviter les conflits d’intérêts, garantir l’exactitude des données, vérifier la solvabilité, assurer la sécurité ou faire valoir nos droits). La finalité dans ce cas est de respecter la législation en vigueur et de nous prémunir de toute infraction ou négligence.
Nous traitons et conservons vos données personnelles aussi longtemps que cela est nécessaire pour remplir nos obligations contractuelles et légales ou pour atteindre les objectifs poursuivis par le traitement des données, c’est-à-dire pour la durée de la relation commerciale dans son ensemble (de l’initiation jusqu’à la fin d’un contrat) ainsi qu’au-delà, conformément aux obligations légales de conservation et de documentation.
Ce faisant, il est possible que des données personnelles soient conservées pendant la période au cours de laquelle des droits peuvent être exercés contre notre entreprise (c’est-à-dire notamment pendant la prescription légale) et dans la mesure où nous y sommes contraints par la loi ou si des intérêts commerciaux légitimes l’exigent (par exemple : à des fins de preuves et de documentation). Dès que vos données personnelles ne sont plus nécessaires aux objectifs susmentionnés, elles sont en principe et dans la mesure du possible effacées ou rendues anonymes.
Nous utilisons des cookies sur nos sites internet. Il s’agit de petits fichiers que votre navigateur crée automatiquement et qui sont enregistrés sur votre appareil (par exemple : ordinateur, smartphone) lorsque vous consultez nos sites internet. Des informations sont stockées dans le cookie, en relation avec le terminal spécifique utilisé. Nous n’avons pas immédiatement connaissance de votre identité.
L’utilisation de cookies sert à optimiser la convivialité pour les utilisateurs. Si vous consultez à nouveau nos sites internet pour utiliser nos services, il est automatiquement reconnu que vous avez déjà été sur nos sites internet et quels sont les saisies et paramètres que vous avez effectués. Cela vous permet de ne pas devoir les saisir à nouveau. Nous utilisons également des cookies pour saisir statistiquement l’utilisation de nos sites internet et l’évaluer à des fins d’optimisation de notre offre pour vous. Après un certain laps de temps défini, ces fichiers sont automatiquement supprimés.
Les données traitées par les cookies sont nécessaires aux fins mentionnées plus haut. La plupart des navigateurs acceptent automatiquement les cookies. Vous pouvez toutefois configurer votre navigateur de telle sorte qu’aucun cookie ne soit stocké sur votre ordinateur ou qu’un message s’affiche toujours avant la création d’un nouveau cookie. La désactivation complète des cookies peut toutefois avoir pour conséquence que vous ne pourrez plus utiliser toutes les fonctionnalités de nos sites internet.
Afin d’obtenir des détails sur l’utilisation de nos sites internet, d’améliorer notre offre internet et de pouvoir vous atteindre par des publicités sur les sites de tiers ou les médias sociaux, nous avons recours aux outils Google Analytics et Google AdWords. Google Analytics est le service d’analyse web de Google LLC, Mountain View, California, USA, dont Google Limited Ireland (« Google ») est le responsable pour l’Europe. Vous trouvez les règles de confidentialité de Google à l’adresse https://policies.google.com/privacy?hl=fr. Les règles de confidentialité et conditions d’utilisation spécifiques à Google AdWords sont disponibles à l’adresse https://policies.google.com/technologies/ads?hl=fr.
Pour désactiver Google Analytics, Google met à disposition un plugin de navigateur à l’adresse https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=fr. Google Analytics utilise des cookies. Ce sont des petits fichiers textes qui permettent d’enregistrer sur le terminal de l’utilisateur des informations spécifiques à ce dernier. Ils permettent une analyse par Google de l’utilisation de l’offre de notre site internet. Les informations collectées par le cookie sur l’utilisation de nos sites internet (y compris votre adresse IP) sont, en règle générale, transmises à un serveur de Google aux États-Unis et y sont stockées.
Nous attirons votre attention sur le fait que, sur nos sites internet, Google Analytics a été complété par le code « gat._anonymizeIp(); », afin de garantir une saisie anonymisée des adresses IP (ce que l’on appelle le masquage IP). Si l’anonymisation est activée, Google raccourcit les adresse IP des États membres de l’Union européenne ou dans des autres États signataires de l’accord sur l’Espace économique européen, ce qui ne permet pas de remonter jusqu’à votre identité. Ce n’est que dans des cas exceptionnels que l’adresse IP complète est transmise à un serveur de Google aux États-Unis et y est raccourcie. Google peut, dans certaines circonstances, associer votre adresse IP à d'autres données en sa possession.
En ce qui concerne les transferts de données aux États-Unis, Google s’est engagé à signer et à respecter les clauses contractuelles standard de l’UE.
Nous utilisons pour nos sites internet OpenStreetMap de OpenStreetMap Foundation (St John’s Innovation Centre, Cowley Road, Cambridge, CB4 0WS, United Kingdom) (« OpenStreetMap »). Vous trouvez les règles de confidentialité de OpenStreetMap à l’adresse https://wiki.osmfoundation.org/wiki/Privacy_Policy (en anglais).
OpenStreetMap est un service web qui propose des cartes interactives permettant la visualisation d’informations géographiques. L’utilisation de ce service permet de situer nos bureaux et facilite un éventuel déplacement. Dès le moment où vous consultez des pages dans lesquelles la carte de OpenStreetMap est intégrée, des informations sur votre utilisation de nos sites internet (comme votre adresse IP) peuvent être transmises à des serveurs de OpenStreetMap au Royaume-Uni et y être enregistrées.
Nous utilisons parfois Google reCaptcha sur nos sites Web. Il s’agit d’un service tiers qui peut être situé dans n’importe quel pays du monde (dans le cas de Google reCaptcha, il s’agit de Google LLC aux États-Unis) grâce auquel nous pouvons protéger les formulaires en ligne sur notre site Web.
Le traitement des données est basé sur votre consentement. reCAPTCHA permet de vérifier si les données sur nos sites internet (par exemple : dans un formulaire de contact) sont saisies par une personne ou un programme automatisé. reCAPTCHA analyse à cet effet le comportement de l’utilisateur sur la base de diverses particularités. Des cookies, mis en place par le prestataire de service, sont également utilisés à cette fin. L’analyse démarre automatiquement et s’exécute entièrement en arrière-plan, dès que le visiteur ouvre le site internet. Les visiteurs ne sont pas avertis qu’une analyse a lieu.
Google peut analyser l’ensemble des informations des pages de formulaires (notamment l’adresse IP, le temps passé par l’utilisateur sur le site ou les mouvements de souris réalisés par l’utilisateur). Les données collectées pendant l’analyse sont transmises à Google. L’utilisation du service reCaptcha est conforme aux règles de confidentialité et aux conditions d’utilisation de Google, disponibles à l’adresse https://policies.google.com/privacy?hl=fr. Pour de plus amples informations, veuillez consulter l’adresse https://www.google.com/recaptcha/about/ (en anglais).
Pour la réalisation de téléconférences, de réunions en ligne, de visioconférences ou de webinaires (ci-après « réunions en ligne »), nous utilisons le service « Microsoft Teams » de Microsoft Corporation (« Microsoft »), dont Microsoft Ireland Operations Limited est le responsable pour l’Europe (One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irlande).
Les données traitées dans ce contexte sont les suivantes : nom de l’utilisateur, informations générales relatives aux préférences en matière de services, informations relatives à l’appareil, au réseau et à la connexion internet de chaque utilisateur (par exemple : adresses IP, adresse MAC, type d’appareil, type et version du système d’exploitation, version du client, informations relatives à l’utilisation de produits Microsoft ou à d'autres interactions avec des produits Microsoft, autres informations que l'utilisateur télécharge, met à disposition ou crée en utilisant le service ainsi que les métadonnées utilisées pour la maintenance du service fourni).
Comme c’est souvent le cas avec ce genre d’outil collaboratif, d’autres données à caractère personnel peuvent être échangées entre Virtual Computer SA et les parties concernées (par exemple : les messages du chat, les images, les fichiers, les enregistrements audio ou vidéo, les contacts et les métadonnées utilisées pour la maintenance du service fourni).
Lorsque vous participez à une réunion en ligne Microsoft Teams sans être enregistré, les données traitées se limitent à un minimum. La réunion en ligne n’est enregistrée que sur avis préalable et est, en tous les cas, sauvegardée localement. Vous trouverez des informations complémentaires sur le traitement des données à caractère personnel par Microsoft dans la déclaration de confidentialité du service, disponible à l’adresse https://privacy.microsoft.com/fr-fr/privacystatement.
À des fins de support et d’assistance, nous utilisons l’outil de prise en main à distance BeyondTrust Remote Support (« Remote Support ») de « BeyondTrust » (11695 Johns Creek Parkway, Suite 200, Johns Creek, Georgia 30097). Remote Support nous permet de prendre le contrôle à distance sur votre appareil (par exemple : ordinateur, serveur, timbreuse) pour vous apporter le support et l’assistance nécessaires.
Nous avons la possibilité de nous connecter en tout temps et sans préavis sur les équipements enregistrés dans Remote Support (par exemple : serveurs, timbreuses, postes de travail) afin d’en garantir la disponibilité et le bon fonctionnement. Lorsque nous devons prendre la main sur un poste de travail non enregistré, la connexion est établie à l’initiative du demandeur de support ou d’assistance. Les données traitées dans ce contexte sont les suivantes : informations relatives à l’appareil, au réseau et à la connexion internet de chaque utilisateur (par exemple : adresses IP, adresse MAC, type d’appareil, type et version du système d’exploitation).
Vous trouvez les règles de confidentialité de BeyondTrust à l’adresse https://www.beyondtrust.com/fr/privacy.
Nous transmettons vos données à des tiers uniquement si cela est nécessaire pour fournir notre prestation de service, si ces tiers nous fournissent une prestation de service, si nous y sommes tenus par la loi ou les autorités ou si nous avons un intérêt prépondérant à la transmission des données personnelles. Nous transmettons également vos données personnelles à des tiers si vous nous avez donné votre consentement ou si vous nous avez mandatés pour le faire. Sauf accord contraire explicite, les données personnelles ne sont pas toutes transmises sous forme cryptée par défaut.
Les catégories de destinataires susceptibles de recevoir des données personnelles de notre part sont les suivantes :
Nous concluons des contrats avec des prestataires de services qui traitent des données personnelles en notre nom. En signant ces contrats, ils s’engagent à garantir la protection des données. Nos prestataires de services se situent majoritairement en Suisse ou éventuellement dans l’UE.
Certaines données personnelles peuvent être transférées aux États-Unis (par exemple : données Google Analytics) ou, exceptionnellement, dans d’autres pays du monde. Si des données devaient être transmises dans d’autres pays dont le niveau de protection des données est insuffisant, la transmission s’effectuerait sur la base des clauses contractuelles types de l’UE ou d’autres instruments adéquats.
Dans le cadre du traitement par nos soins de données personnelles, vous avez les droits suivants :
Pour faire valoir ces droits, veuillez contacter l’adresse indiquée au chiffre 2.
Veuillez toutefois noter que nous nous réservons le droit de faire valoir les restrictions prévues par la loi, par exemple lorsque nous sommes tenus de conserver ou de traiter certaines données et que nous y avons un intérêt prépondérant (dans la mesure où nous pouvons l’invoquer) ou si nous en avons besoin pour faire valoir des droits.
Lorsque nous traitons des données que nous n’avons pas collectées directement auprès des personnes concernées, notamment les données personnelles des employés de nos clients, nous agissons en tant que sous-traitant. Pour toute demande relative à ces données, vous devez faire valoir vos droits auprès du responsable principal du traitement, envers qui nous avons des obligations contractuelles impliquant le traitement de vos données.
La présente déclaration de confidentialité a été rédigée en français. Nous avons accordé un soin tout particulier à sa traduction. Si des différences d’interprétation devaient survenir, seule la version française fait foi.
Nous nous réservons expressément le droit de modifier cette déclaration de protection des données à tout moment.
Dernière modification : août 2023
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